Tipps zum Erstellen von Mails

Die Mailingliste TuKSuB ist eine Mailingliste, in der viele Themen behandelt werden. Je nach Thema kann die Menge an Mails durchaus auch mal sehr hoch sein, obwohl das eigentlich nur für einen kurzen Zeitraum ist. Jedoch wenn über viele Themen gleichzeitig diskutiert wird, kann man schnell den Überblick verlieren. Aus diesem Grund möchte ich euch darum bitten, beim Verfassen eurer Mails mit den Betreffs sehr sorgfältig umzugehen.

Wenn ihr diesen Text lest, werdet ihr euch wahrscheinlich auch denken, das ist viel zu kompliziert, das kann ich mir alles nicht merken. Das mag oberflächlich und auf den ersten Blick tatsächlich sein. Und dieser Text ist auch nicht gedacht, einen zwingenden Rahmen zu setzen. Jedoch wird für alle das Lesen der Mailingliste einfacher, wenn wir uns alle an ein paar Regeln der Mailgestaltung halten. Die wichtigsten möchte ich hier kurz aufzählen.

Betreffzeilen

Gestaltet eure Betreffzeilen so aussagekräftig wie möglich. Ein Betreff, der z. B. „Frage“ lautet, sagt nichts über die Art eurer Frage aus. Und seien wir ehrlich, die meisten Leute, die in eine Mailingliste schreiben, haben eine Frage.

Da das Mailaufkommen in der Liste schon mal höher sein kann, wäre es auch sinnvoll, ihr würdet gleich im Betreff angeben, ob es sich um eine Frage zu Apps, iPhone, oder welcher Software es geht. So kann sich jeder genau die Themen ansehen, die für ihn interessant sind. Hier mal ein paar Beispiele:

  • iPhone: Kalendereintrag mit Siri erstellen
  • BlindSquare: Wie verwende ich die neue Kartenfunktion?
  • App-Vorstellung: (App-Name)
  • Mac: Was ist der Dashboard?
  • Spiele: Welche Spiele sind mit VO bedienbar?

Wer sich z. B. mit Macs nicht auskennt, kann das Thema mit dem Dashboard also überspringen, weil er am Betreff schon sieht, dass dieses Thema nicht für ihn interessant ist. Andererseits wüsste ich, da ich mit Macs arbeite, dass ich hier evtl. antworten kann.

Antworten auf Mails

Wenn ihr nun ein Thema gefunden habt, zu dem ihr auch was beitragen wollt, dann braucht ihr ja nur auf die vorhergehende Mail zu antworten. Es ist aber leider auch zu einer Unsitte geworden, eine x-beliebige Mail zu nehmen, auf diese zu antworten, Text und Betreff zu löschen und was völlig anderes reinzuschreiben. Das nennt man Themenentführung und ist allgemein nicht gern gesehen. Ich versuche mal zu erklären, warum dies so ist:

Moderne Mailprogramme, dazu gehört Thunderbird, Mail am iPhone und auch das Mail am Mac, sortieren Mails nach Konversationen. Hierbei wird nicht nach dem Betreff sortiert. Ein Betreff kann sich im Laufe einer Konversation ändern, aber das Mailprogramm erkennt dennoch, dass die Mail zu einer Konversation dazugehört. Dies passiert durch ein Feld, welches erst sichtbar wird, wenn man sich den Quelltext der Nachricht ansieht. Mit Thunderbird geht das z. B. mit Strg+U. Es gibt je nach Mailer 2 Felder, nach denen so eine Konversation erkannt und sortiert wird. Das könnte dann evtl. so aussehen

  • Thread-Index: Ac9PANKq9NfiAQaNTCOrbmnwdYT29gBFkisg
  • In-Reply-To: <3B630552306740D587B1EB2F1DB375A0@…>

Welches Mailprogramm nun welches Feld auswertet, weiß ich nicht ganz genau. Aber es geht mir darum zu zeigen, dass den Text und den Betreff zu löschen nicht automatisch eine neue Mail ergibt. Denn diese Referenzfelder werden dadurch nicht geändert.

Nehmen wir an, ihr antwortet also auf eine Mail mit dem Betreff „NVDA: xxxx“, löscht Text und Betreff und ändert ihn auf „Mac: Wie funktioniert Timemachine?“, dann passiert folgendes: Eure Mail wird in den Diskussionsbaum zu NVDA eingeordnet. Diejenigen, die dort diskutieren, kennen sich vielleicht mit Macs gar nicht aus, aber in jedem Falle sind sie verärgert. Ich z. B. lese die Sache mit NVDA nicht, und sehe eure Mail also gar nicht erst, und kann euch somit auch nicht antworten. Somit habt ihr euch in zweierlei Hinsicht ins eigene Fleisch geschnitten. Ihr habt andere Listenteilnehmer mit Fragen belastet, die sie nicht beantworten können und ihr habt euch selbst jede Chance auf Antwort genommen, da die, die antworten könnten, diese Diskussion evtl. nicht mitlesen.

Achtet daher also unbedingt drauf, dass ihr eine neue Mail erstellt, wenn ihr auch ein neues Thema beginnen wollt. Falls ihr die Adresse nicht kennt, an die ihr die Mail schicken sollt, so gibt es 2 Möglichkeiten: Unter jeder Mail an die Liste befindet sich die Adresse, an die die Mails geschickt werden sollen. Da könnt ihr draufklicken, und es öffnet sich eine neue leere Mail. Oder ihr erstellt für die Liste TuKSuB einen Adresseintrag in eurem Mailprogramm. Falls ihr nicht wisst, wie das geht, können wir euch in der Liste sicher dabei helfen.

Antworten und Zitieren

Es gibt sehr viele Ansichten darüber, wie richtig zitiert wird. Und vieles davon ist auch Geschmackssache. Daher werde ich jetzt auch nicht so sehr im Detail drauf eingehen. Nur mal ein paar Punkte, auf die ich euch zu achten bitte:

Prinzipiell gilt, zitiert nur so viel, wie zum Verständnis des Sachverhalts wichtig ist. Die, die mit euch diskutieren, haben die vorherigen Mails gelesen und kennen den Sachverhalt. Die Zitate können aber evtl. Einsteigern helfen, in die Diskussion reinzufinden.

Viele lassen die original-Mail stehen und schreiben ihre Antwort ganz unten ran. Das ist etwas, worum ich euch bitte, dies nicht zu tun. Ich habe schon Mails gehabt, wo ich durch 3 oder 4 Mails durchscrollen musste, um an die aktuelle Antwort zu kommen. Das ist zeitaufwändig, und ehrlich gesagt, bei der 2. Mail habe ich es dann auch gelassen. Das strengt sehr an.

Die andere Methode ist, die Original-Mail stehen zu lassen, und die Antwort ganz oben zu schreiben. Diese Methode wird bei geschäftlichen Mails verwendet, damit ein evtl. anderer Sachbearbeiter die gesamte Korrespondenz vor sich hat. Schreibe ich z. B. mit Online-Shops, Support-Mitarbeitern oder dergleichen, verwende ich grundsätzlich diese Methode. Zwar ist diese Methode auch nicht gerade unproblematisch, weil ich schon Mails gesehen habe, an der über 10 Antworten hängen, aber immerhin muss ich mir die Antwort nicht ganz unten rausfischen. 🙂

Die bevorzugte Methode wäre, alle Teile der Mail zu löschen, auf die ihr euch nicht bezieht, anschließend nur die Zeilen stehenzulassen, auf die es euch ankommt und mit einem Absatz darunter eure Erwiderung zu schreiben. Zwar ist das oft recht aufwändig, ist aber mit am leichtesten zu lesen.

Fazit

Wie gesagt, diese Informationen können auf den ersten Blick etwas kompliziert aussehen. Aber wenn ihr euch mit der Zeit anfangt, an diese Art der Mails zu gewöhnen werdet auch ihr schnell feststellen, dass die ganze liste dadurch übersichtlicher werden kann. Auf diese Weise kann jeder seine Interessengebiete raussuchen, Konversationen gruppieren und als Ganzes lesen, Fragen und Antworten leichter finden und insgesamt stressfreier Arbeiten. Daher würde ich mich freuen, wenn ihr versuchen würdet, diese Informationen umzusetzen.

Falls ihr Fragen habt oder Hilfe dabei benötigt, stellt eure Fragen ruhig in die Liste. Wir werden euch dabei unterstützen, so dass auch ihr von einer Liste, wo es täglich viele Mails gibt, nicht überflutet werdet

Technik und Kommunikation für Sehbehinderte und Blinde